Het Koninklijk Concertgebouworkest hecht veel waarde aan de privacy van haar sollicitanten. Dit privacy beleid van het Concertgebouworkest beschrijft hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Wij zullen uw persoonsgegevens altijd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming verwerken en zorgen voor een meest actueel beleid in het geval van veranderde wetgeving.
1. Toepassingsbereik
Dit privacy beleid is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die het Concertgebouworkest van haar sollicitanten verzamelt. Persoonsgegevens zijn gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Wij raden u aan dit privacy beleid goed door te lezen, zodat u op de hoogte bent welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en op welke wijze we persoonsgegevens beheren.
2. Doel
Het doel van het verzamelen, verwerken en gebruiken van uw persoonsgegevens tijdens de sollicitatieprocedure is gebaseerd op een wettelijke grondslag. Het Concertgebouworkest verzamelt en verwerkt alleen die gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van deze wettelijke doeleinden en grondslag.
- Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt in de sollicitantenadministratie voor de uitvoering en administratie van uw sollicitatie. De verwerking is noodzakelijk voor werving- en selectieprocedures, bijvoorbeeld voor het contact opnemen met sollicitanten om sollicitatiegesprekken te plannen of het doorgeven van informatie aan sollicitanten over de vacature. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om eventuele verzoeken, opmerkingen of vragen van u te behandelen.
- Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor gerechtvaardigde belangen van het Concertgebouworkest, waaronder bijvoorbeeld een screeningprocedure voor de beveiliging en beheer van onze bedrijfsvoering.
- Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om wettelijke verplichtingen na te leven.
3. Gegevens van sollicitanten
De volgende soorten persoonsgegevens kunnen worden verzameld en verwerkt:
- Algemene persoonsgegevens, zoals naam, voornaam, voorletters, adres, e-mailadres en telefoonnummer, geboortedatum en geslacht.
- Gegevens betreffende uw sollicitatie, zoals de informatie die u heeft gegeven in uw motivatiebrief en op uw cv. Denk daarbij aan opleidingen, trainingen, werkervaring en arbeidsverleden, eventuele referenties, taalvaardigheden, hobby’s en interesses. Het Koninklijk Concertgebouworkest verwerkt uitdrukkelijk geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens over bijvoorbeeld godsdienst of levensovertuiging, ras of etnische achtergrond, politieke gezindheid, seksuele geaardheid of het lidmaatschap van een vakbond.
- Overige persoonsgegevens, welke u kiest om met ons te delen gedurende uw sollicitatie.
In beperkte omstandigheden kunnen wij uw toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. In het geval we dit doen, zullen we u alle details van de persoonsgegevens verschaffen en de reden waarvoor we deze nodig hebben. Denk daarbij aan een mogelijke screening, dit is in het belang van het Concertgebouworkest om in het geval van beveiliging betrouwbaar en gecertificeerd personeel te selecteren en in dienst te hebben.
4. Verwerking en beheer van uw persoonsgegevens
Het Concertgebouworkest is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van uw persoonsgegevens. De afdeling P&O is als beheerder belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens. Wij zorgen voor passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van uw gegevens. Persoonsgegevens worden enkel in overeenstemming met de wet en dit beleid op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en enkel voor de in dit beleid bedoelde doeleinden verzameld. De persoonsgegevens dienen toereikend en ter zake dienend te zijn; er worden niet meer persoonsgegevens van u verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.
Verstrekking van uw persoonsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan na uitdrukkelijke toestemming van uzelf, behoudens een daartoe strekkend wettelijk voorschrift.
Eenieder die betrokken is bij de uitvoering van dit beleid en de sollicitatieprocedure en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Denk daarbij aan relevante afdelingen en personen die bij uw sollicitatie zijn betrokken.
5. Bewaartermijn
Persoonsgegevens in de sollicitanten administratie worden verwijderd op een daartoe strekkend verzoek van betrokkene en in ieder geval uiterlijk 1 maand nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd. Zodra de toepasselijke bewaartermijn is verstreken, zullen uw persoonsgegevens veilig worden verwijderd en vernietigd.
6. Rechten
Op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving heeft u rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage; u heeft recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die op uw persoon betrekking hebben.
- Recht op correctie; wij zullen uw gegevens verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen indien en voor zover de gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Wij zullen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek uw verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming verwerken.
- Recht op indienen klacht; u heeft de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met deze privacyverklaring worden verwerkt.
7. Contact
Mocht u nog vragen hebben over dit privacy beleid, de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of als u bovenstaande rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met het Concertgebouworkest via peno@concertgebouworkest.nl.
Wijzigingen in dit privacy beleid zullen van tijd tot tijd worden aangebracht in het geval van veranderde wetgeving.